Od 1 lipca 2026 roku przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy pojazdami o DMC od 2,5 tony będą zobowiązani do korzystania z inteligentnych tachografów drugiej generacji (Smart Tacho V2).

To efekt wdrażania przepisów Pakietu Mobilności oraz rozporządzeń Unii Europejskiej dotyczących cyfryzacji i kontroli transportu drogowego.

Nowe przepisy oznaczają dla przewoźników większy nacisk na poprawne zarządzanie danymi z tachografów. Coraz więcej firm szuka więc rozwiązań, które pozwolą ograniczyć czas administracji, uniknąć błędów oraz zautomatyzować cały proces pobierania i archiwizacji plików DDD. W praktyce coraz więcej przewoźników decyduje się na zdalny odczyt tachografu, który automatyzuje cały proces i eliminuje konieczność ręcznego pobierania danych.

Czym jest zdalny odczyt tachografu?

Zdalny odczyt tachografu to rozwiązanie umożliwiające automatyczne pobieranie plików DDD z:

• tachografu pojazdu,
• kart kierowców,

bez konieczności fizycznego podłączania urządzenia lub sprowadzania pojazdu do bazy.

Dane przesyłane są zdalnie do systemu, gdzie mogą być bezpiecznie przechowywane, analizowane i przygotowane na potrzeby kontroli.

Rozwiązanie jest szczególnie istotne dla firm realizujących transport międzynarodowy, gdzie pojazdy przez wiele dni lub tygodni pozostają poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Największe korzyści ze zdalnego pobierania danych z tachografu

Wiele firm nadal pobiera dane z tachografów ręcznie. Problem pojawia się wtedy, gdy flota zaczyna rosnąć. Manualna obsługa staje się czasochłonna, zwiększa ryzyko pomyłek i utrudnia pilnowanie terminów.

Zdalny odczyt tachografu pozwala całkowicie uprościć ten proces.

1. Oszczędność czasu i kosztów administracyjnych

Średnio:

• około 30 minut miesięcznie na jeden pojazd,
• nawet 6 godzin rocznie pracy administracyjnej na każde auto.

Przy flocie liczącej 100 pojazdów oznacza to:

• od 40 000 do 50 000 zł rocznych kosztów pracy związanych wyłącznie z obsługą pobierania danych.

Dodatkowym problemem jest konieczność fizycznego dostępu do pojazdu. W przypadku transportu międzynarodowego auta często przez wiele dni pozostają poza bazą.

Zdalne pobieranie danych eliminuje ten problem i pozwala automatycznie pobierać pliki bez angażowania kierowców oraz pracowników administracyjnych.

2. Mniejsze ryzyko kar i problemów podczas kontroli

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z pobieraniem i przechowywaniem danych może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Przykładowe sankcje w wybranych krajach UE:

• do 3 000 euro we Francji za powtarzający się brak danych,
• nawet 750 euro dziennie w Niemczech za brak wymaganych plików,
• do 5 000 euro w Irlandii za brak archiwizacji danych,
• do 3 000 euro w Wielkiej Brytanii za nieprzechowywanie dokumentacji.

W przypadku większej floty nawet pojedyncze zaniedbania mogą generować bardzo wysokie koszty.

3. Automatyczne pobieranie danych bez zjazdu pojazdu do bazy

Nowoczesne rozwiązania telematyczne pozwalają całkowicie zautomatyzować proces pobierania danych.

Po zamontowaniu odpowiedniego urządzenia dane z tachografu oraz kart kierowców mogą być pobierane automatycznie według ustalonego harmonogramu.

Najważniejsze korzyści zdalnego odczytu:

• brak konieczności fizycznego podłączania urządzeń,
• automatyczne pobieranie plików DDD,
• możliwość ustawienia harmonogramów pobrań,
• szybka identyfikacja braków w danych,
• łatwiejsze przygotowanie do kontroli,
• bezpieczna archiwizacja dokumentacji,
• większa kontrola nad terminowością pobierania danych.

Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje większą kontrolę nad dokumentacją oraz ogranicza ryzyko kosztownych błędów.

4. Bezpieczne przechowywanie danych i stały dostęp do dokumentacji

Dane z tachografów muszą być przechowywane przez minimum 12 miesięcy i udostępnione podczas kontroli.

Przy ręcznej archiwizacji łatwo o:

• brakujące pliki,
• problemy z odnalezieniem danych,
• niekompletne archiwum,
• błędy w dokumentacji.

Zdalny odczyt tachografu pozwala uporządkować cały proces i mieć wszystkie dane dostępne w jednym miejscu.

5. Zdalny odczyt tachografu w TEL-INF

W TEL-INF oferujemy rozwiązania umożliwiające zdalny odczyt tachografów oraz automatyczne pobieranie plików DDD.

System pozwala:

• ograniczyć czas pracy administracyjnej.

• pobierać dane bez konieczności zjazdu pojazdu do bazy,

• automatyzować proces zgodnie z wymaganymi terminami,

• monitorować poprawność pobrań,

• przechowywać dane w bezpieczny sposób,

Dlaczego warto wdrożyć zdalny odczyt tachografu już teraz?

Wraz ze zbliżającym się terminem obowiązkowego stosowania inteligentnych tachografów V2 przez kolejne grupy pojazdów, firmy transportowe coraz częściej inwestują w automatyzację pobierania danych.

• Wdrożenie systemu wcześniej pozwala:

• uporządkować zarządzanie flotą.

• uniknąć chaosu przed wejściem nowych przepisów,

• ograniczyć koszty administracyjne,

• przygotować firmę na kontrole,

• zwiększyć bezpieczeństwo danych,

Podsumowanie

Zmiany przepisów w transporcie drogowym sprawiają, że prawidłowe zarządzanie danymi z tachografów staje się jednym z kluczowych obowiązków przewoźników.

Zdalny odczyt tachografu pozwala:

• oszczędzić czas,
• ograniczyć koszty administracyjne,
• zminimalizować ryzyko kar,
• uporządkować archiwizację danych,
• przygotować firmę na nowe wymogi UE.

Dla wielu przedsiębiorstw to już nie tylko wygoda, ale realna konieczność związana z prowadzeniem nowoczesnej i bezpiecznej floty.

Źródła

Informacje dotyczące obowiązków pobierania danych z tachografów: https://www.gov.pl/web/gitd

Pakiet Mobilności UE – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054

Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2021/1228 dotyczące inteligentnych tachografów drugiej generacji

European Commission – Mobility and Transport: https://transport.ec.europa.eu/

EUR-Lex – oficjalna baza aktów prawnych UE: https://eur-lex.europa.eu/

Tematy, które mogą Cię zainteresować

Raport ewidencji przebiegu

Zmiany w SENT od marca 2026

Artykuł Zdalny odczyt tachografu – mniej pracy, ryzyka i pełna kontrola. pochodzi z serwisu TEL-INF.

• Prowadzisz działalność taksówkarską lub firmę, w której odliczasz 100% VAT od samochodu służbowego?
• Codziennie zmagasz się z toną papierów, ręcznym wypełnianiem kilometrówek i ryzykiem błędów podczas kontroli skarbowej?

Urząd Skarbowy wymaga precyzyjnych danych: daty, celu jazdy, przejechanych kilometrów oraz stanu licznika na początku i końcu dnia lub trasy.

Na szczęście istnieje nowoczesne, w pełni zgodne z przepisami rozwiązanie – monitoring GPS z aplikacją Śledźauto od TEL-INF. Dzięki zamontowanemu lokalizatorowi GPS generujesz w kilka sekund raport ewidencji przebiegu w formacie PDF, który spełnia wymogi Urzędu Skarbowego.

Dlaczego ewidencja przebiegu pojazdu jest kluczowa w 2026 roku?

Przy pełnym odliczeniu VAT (deklaracja VAT-26) musisz prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu. Brak spójności danych lub błędy mogą skutkować cofnięciem odliczenia VAT, a nawet nałożeniem kary.

W związku z tym, tradycyjna „kilometrówka” na papierze jest szczególnie uciążliwa w firmach taksówkarskich, gdzie auta jeżdżą non-stop i mają dziesiątki kursów dziennie. Ręczne notowanie każdej trasy to strata czasu i źródło pomyłek. Jeżeli zdecydujesz się na współpracę z nami oszczędzisz czas dzięki jednej z wielu opcji, które zapewniamy tj. generowaniu raportu ewidencji przebiegu.

Kiedy taksówkarz może odliczać 100% VAT?

Taksówkarze prowadzący JDG najczęściej rozliczają się według stawki 8% VAT (zasady ogólne), co pozwala odliczać VAT naliczony od paliwa, serwisu, części i auta. Domyślnie odliczenie od pojazdów osobowych wynosi 50%, ale możesz uzyskać 100%, jeśli spełnisz wszystkie warunki:

• Samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych (bez jazd prywatnych).
• Złożysz informację VAT-26 do Urzędu Skarbowego.
• Prowadzisz szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę VAT).
• Wprowadzisz wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu zabraniający jazd prywatnych.

Ewidencja musi zawierać m.in.:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• stan licznika na początek i koniec okresu,
• dla każdej jazdy: datę, cel, opis trasy (skąd–dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis kierowcy.

Uwaga na 2026 rok: zasady odliczania 100% VAT pozostają bez większych zmian (derogacja UE przedłużona), jednak zmieniają się limity amortyzacji/leasingu aut (szczególnie spalinowych) – to już kwestia PIT/CIT.

Jak monitoring GPS Śledźauto rozwiązuje te problemy dzięki raportowi ewidencji przebiegu?

Śledźauto to autorski program monitorowania pojazdów od TEL-INF. Zamontowany w pojeździe GPS rejestruje każdy ruch auta w czasie rzeczywistym – nie musisz nic notować ręcznie.

System automatycznie zapisuje:

• trasę,
• czas jazdy i postoju,
• dokładny przebieg.

Największa zaleta dla Ciebie? Przede wszystkim automatyczny raport kilometrów w PDF, który jest zgodny z wymogami US.

Wystarczy wybrać okres (dzień, tydzień i miesiąc), a system wygeneruje gotowy dokument z wyszczególnieniem:

• każdego dnia,
• przejechanych kilometrów,
• stanu licznika na początku i końcu dnia.

Dane są spójne z rzeczywistym licznikiem pojazdu, co idealnie sprawdza się podczas kontroli skarbowej.

Dla taksówkarzy to prawdziwy game-changer: pełna kontrola nad flotą, łatwe rozliczanie kierowców, optymalizacja kosztów paliwa i jeden czytelny raport PDF gotowy do pokazania urzędnikowi.

Zobacz, jak wygląda generowanie raportu ewidencji przebiegu w praktyce

Chcesz zobaczyć raport kilometrów na żywo? Obejrzyj nasz krótki film na kanale YouTube TEL-INF Monitoring GPS:

W niecałe 2 minuty pokazujemy, jak w praktyce wygląda generowanie PDF z pełną ewidencją przebiegu – od wyboru okresu po gotowy plik, który musisz podpisać i jest gotowy do wysłania do US.

Chcesz uprościć rozliczenia w swojej firmie?

Zamontuj u nas GPS i zapomnij o papierkowej robocie. Sam przekonaj się, jak prosty może być raport kilometrów w 2026 roku.

Napisz lub zadzwoń: +48 12 307 02 50. Pomożemy dobrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej floty.

Tematy, które mogą Cię zainteresować

• Jak rozwijać firmę przy pomocy monitoringu GPS?
• Pamiętaj o przeglądzie pojazdu i kończącym się OC
• Jak zaplanować skuteczny monitoring floty?
• Czy telematyka sprawdza się przy małych flotach?
  
  

Artykuł Raport ewidencji przebiegu pochodzi z serwisu TEL-INF.