W każdej firmie transportowej i logistycznej bardzo ważne jest ustalenie zasad skutecznego zarządzania i obsługiwania floty pojazdów. Nadzór techniczny i właściwa obsługa pojazdów nie tylko zwiększają efektywność prowadzonych działań, ale również pozwalają na obniżenie kosztów na wielu obszarach. To na administratorach floty leży odpowiedzialność za monitorowanie pojazdów czy zarządzanie pracą kierowców. Jak zaplanować skuteczny monitoring floty pojazdów? Tak by praca firmy była płynna, efektywna a skuteczne zarządzanie generowało oszczędności na wielu obszarach działalności firmy?
Dlaczego dobre zaplanowanie zarządzania flotą pojazdów w przedsiębiorstwie jest takie ważne?
W firmach logistycznych i transportowych jednym z najważniejszych narzędzi pracy jest samochód. To właśnie przy jego pomocy realizowane są zlecenia przynoszące przedsiębiorstwu dochód. Niezależnie od tego czy użytkowanie aut dotyczy firmy transportowej, czy działającej w jakiejkolwiek innej branży, skuteczne zarządzanie flotą polega przede wszystkim na kontroli wszystkich kosztów wynikających z eksploatacji auta.
Każda osoba zajmująca się kontrolowaniem floty pojazdów, niezależnie od jej wielkości powinna pamiętać o tym, że kluczem do osiągnięcia sukcesu w biznesie transportowym jest znalezienie właściwego balansu pomiędzy kosztami utrzymania a zyskiem generowanym przez samochody służbowe.
Zanim jednak zostaną wdrożone jakiekolwiek systemy przeznaczone do zarządzania flotą, należy przeanalizować wszystkie realne koszta związane z utrzymaniem floty, czyli przede wszystkim:
- koszty comiesięcznego leasingu,
- koszty paliwa,
- koszty serwisowania pojazdów,
- koszty drogowe i parkingowe,
- koszty administracyjne,
- koszty ubezpieczenia.
Kontrola nad kosztami jest niezwykle istotna z punktu widzenia skutecznego zarządzania flotą. Jest to kluczowy obszar dla rozwoju każdej firmy, więc nadzór nad pojazdami należy rozpocząć od analizy wydatków na utrzymanie i eksploatację pojazdów.
O czym warto pamiętać, planując zarządzanie flotą pojazdów w firmie?
Zarządzanie flotą samochodową, te skuteczne nie jest zadaniem prostym. Tu potrzebna jest nie tylko wiedza, ale również doświadczenie kreatywność i zdolność do podejmowania trafnych decyzji w stresujących sytuacjach. W jaki sposób można ułatwić sobie zarządzanie flotą pojazdów, by było bardziej skuteczne i efektywne?
Co ma wpływ na skuteczne zarządzanie flotą?
Na osobie zarządzającej flotą ciąży duża odpowiedzialność. To właśnie ona musi dbać nie tylko o terminową wymianę opon (każde opóźnienie może powodować straty w transporcie), ale również pilnować przeprowadzania wszystkich przeglądów i napraw, aby auta zawsze pozostawały w bardzo dobrym stanie technicznym. To wiąże się również z koniecznością akceptacji lub kwestionowania czynności serwisowych.
Flotowiec, czyli osoba odpowiedzialna za sprawne działanie floty jest zobowiązana również do tworzenia raportów i prowadzenia analiz związanych z trasami przejazdów pojazdów. Musi wyciągać wnioski z prowadzonych analiz i wprowadzać innowacje, mające na celu usunięcie wykrytych błędów.
Harmonogram pracy i odpowiedni system
Zarządzanie flotą pojazdów, jeżeli ma być skuteczne, musi skupiać się nie tylko na funkcjonowaniu aut. Ważne jest również ustalenie odpowiedniego harmonogramu pracy oraz wybranie systemu, przy pomocy którego będzie można prowadzić sprawny i niczym niezakłócony monitoring floty samochodowej.
Odpowiedni system pomoże nie tylko pamiętać o wymianie kół czy przeprowadzeniu okresowego przeglądu.
Optymalizacja narzędzi i systemów to dobry krok do usprawnienia funkcjonowania foty i obniżenia kosztów wynikających z jej eksploatacji.
Bieżąca analiza raportów
W skutecznym zarządzaniu flotą pojazdów należy uwzględnić również bieżącą analizę raportów pod kątem efektywności pracy. Jeżeli wykryte zostaną słabe punkty czy nieprawidłowości, należy je jak najszybciej wyeliminować.
Kontrola stawek ubezpieczeniowych i za paliwo
Stawki na ubezpieczenie jak i paliwo bywają zmienne. Nie należy więc przywiązywać się do konkretnych propozycji, a systematycznie szukać nowych, korzystniejszych, co wpłynie na obniżenie kosztów wynikających z eksploatacji floty samochodowej.
