Kontrola poziomu paliwa
Kontrola paliwa to podstawa. Jednym z tradycyjnych sposobów jest kontrolowanie zakupów paliwa, oraz porównywanie ich z licznikiem kilometrów w pojeździe. Takie rozwiązanie sprawdza się wówczas, gdy posiadamy kilka lub maksymalnie kilkanaście samochodów i są one regularnie parkowane na parkingu firmowym, co umożliwia przeprowadzenie takowej kontroli. To rozwiązanie wymaga od kierowcy przestrzegania restrykcji – każde pobranie i odstawienie auta musi być odnotowane włącznie ze stanem licznika, na fakturach zakupy paliwa musi być stan licznika w momencie tankowania (niektóre stacje benzynowe mają możliwość wpisania komputerowo na fakturę ilości kilometrów, które poda mu osoba tankująca). Takie obliczanie powinno przeprowadzać się raz na tydzień lub miesiąc.
Drugim sposobem na skuteczną kontrolę paliwa jest wyposażenie auta w karty paliwowe. Karty wystawiane są przez koncerny paliwowe bezpłatnie lub za niewielką opłatą. Są one w istocie plastikowym pieniądzem, który umożliwia płatności na stacjach. Plusem dla firmy jest fakt, że przy tej metodzie otrzymują niewielki rabat na paliwo, odroczony termin płatności oraz to, że wszystkie transakcje przedstawione są na jednej fakturze. Firma może zamawiać (najczęściej bezpłatnie) raporty np. miesięczne z tankowania, które przedstawiają czarno na białym średnie zapotrzebowanie na paliwo.
Najskuteczniejszy sposób kontroli paliwa
Trzecim sposobem kontrolowania paliwa jest metoda on-line. Wykorzystuje się ją w firmach, które używają większych i paliwożernych maszyn. Pozwala ona na kontrolowanie zużycia paliwa na bieżąco podczas użytkowania urządzeń. Wymaga ona wcześniejszego wyposażenia pojazdów floty w odpowiednie urządzenie, które prześle dane bezpośrednio do serwera, z którego potem mogą zostać one pobrane (dane) na komputer firmowy lub otworzone za pomocą stron WWW.
Czy kierowcy prawidłowo wykorzystują pojazdy?
W firmach transportowych częstym zjawiskiem jest wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych. Naraża to na dodatkowe bezpodstawne koszty, które nie powinny mieć miejsca. Najczęściej wykorzystywany jest jeden – ten najbardziej popularny sposób. Jest to monitoring floty GPS. Polega on na założeniu do auta odpowiedniego nadajnika, który zapisuje aktualne położenie auta oraz historię. Flota pojazdów może być wtedy na bieżąco monitorowana. Najczęściej zainstalowaniem GPS dla floty zajmuje się osoba odpowiedzialna za zarządzanie pojazdami.
Wiele firm produkujących niezbędny sprzęt ma pakiet „GPS flota samochodowa”. Jest to promocyjna oferta dla średnich i większych firm, które chcą zaopatrzyć się w lokalizatory. Przedsiębiorstwa, które chcą wprowadzić optymalizację kosztów zarządzania flotą, mogą również zaopatrzyć się w nadajniki GPS. Po wybraniu odpowiedniego sprzętu aplikacje są w stanie pokazać również styl jazdy. Po takim działaniu powstaje już bardzo dobry system do zarządzania flotą.
Podczas gdy stan techniczny wskazuje na nie właściwe użytkowanie, idealnym zapobieganiem jest zainstalowanie odpowiedniego lokalizatora GPS z czujnikami, określi styl jazdy. Pokazują one prędkości, z jakimi porusza się auto, intensywność hamowania oraz przyśpieszania. Takie działania zapobiegną nie potrzebnym kosztom.
Kolejną, bardziej czasochłonną metodą, dzięki której zarządzanie flotą pojazdów jest prawidłowe, jest okresowe sprawdzanie stanu pojazdów. Żeby takie zabiegu były możliwe auto musi regularnie parkować na firmowym parkingu oraz prowadzona musi być dodatkowa książka użytkowania pojazdów, aby w razie odstępstw od normy można było zweryfikować, kto jest odpowiedzialny za powstałe szkody. Zakładowy system zarządzania flotą pojazdów ma bardzo wszechstronny charakter.
