Czy pracownik musi wiedzieć o monitorowaniu pojazdu?

Dzięki systemom GPS pracodawcy mają możliwość systematycznego monitorowania sposobu wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma prawo montować zarówno kamery jak i GPS w samochodach wschodzących w skład jego floty. Pracownik musi być jednak świadomy ich obecności, a także wyrazić (najlepiej pisemną) zgodę na taki sposób kontroli jego pracy. Jeżeli pracodawca łamie zasady monitoringu określane przez kodeks pracy oraz przepisy UODO i RODO, grożą mu poważne sankcje finansowe.

Dlaczego pracodawcy decydują się na korzystanie z monitoringu GPS?

Dla wielu firm monitoring GPS jest nieocenioną pomocą, pozwalającą nie tylko na ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, ale również i jej jakości czy sposobu wykorzystywania auta służbowego (pod względem zużycia paliwa, prędkości jazdy, przejechanej trasy itp.). Dużym ułatwieniem dla pracodawców jest zdalny odczyt tachografu, którego mogą dokonywać w dowolnym momencie.

Warto jednak wiedzieć, że choć prawo nie zabrania monitorowania w samochodach monitoringu GPS, to jednak taka sytuacja musi zostać odpowiednio uzasadniona. Kiedy jest to możliwe? To przede wszystkim:

  • potrzeba pracodawcy nad kontrolą właściwego użytkowania samochodu,
  • potrzeba kontroli nad pełnym wykorzystywaniem czasu pracy pracowników na wypełnianie obowiązków służbowych.

Czy zbieranie danych lokalizacyjnych jest legalne?

Dane geolokalizacyjne są również danymi osobowymi (czego być może wiele osób nie wie) dlatego też ich zbieranie podlega stosownym przepisom. Nadzór pracownika przez monitoring GPS możliwy jest wyłącznie w czasie pracy. Jeżeli pracodawca stosuje go poza godzinami pracy, popełnia wykroczenie.

Czy pracownik musi wiedzieć o zastosowanym monitoringu GPS?

Zdalny odczyt tachografu przy wykorzystaniu monitoringu GPS jest jak najbardziej możliwy, pracodawca musi jednak pamiętać przy tym o zachowaniu wszelkich przepisów kodeksu pracy, UODO oraz RODO. Jeszcze zanim system zostanie zainstalowany w pojazdach, pracownicy muszą zostać poinformowani o tym fakcie. Dodatkowo pracodawca nie może zapomnieć o tym, że zarówno zakres, cel jak i sposób takiej kontroli musi zostać uwzględniony i szczegółowo opisany w regulaminie.

Pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu GPS nie później niż na 2 tygodnie przed włączeniem do działania systemu.  Informacja ta może być przekazana zarówno tradycyjnie (w czasie indywidualnej lub grupowej, w zależności od sytuacji rozmowy) jak i za pośrednictwem poczty elektronicznej czy listownie.

Pracodawca musi poinformować pracownika nie tylko o istnieniu monitoringu dokumentujące jego pracę. Obowiązek informacyjny dotyczy również poinformowania o tym, kto będzie przetwarzał dane, jaki będzie czas ich przechowywania, ale również musi wprowadzić pracownika w jego prawa i obowiązki w tym zakresie.

Pracownik musi wyrazić zgodę na pracę w pojeździe, objętym monitoringiem GPS.